Strategi Memimpin Rapat

Rapat-rapat panjang tidak akan banyak berguna bila peserta tidak benar-benar memahami esensinya. Agar rapat berjalan efektif, ada beberapa hal yang harus dipersiapkan:

1. Tetapkan tujuan rapat

Bila masalah yang hendak dibahas bisa diselesaikan secara pribadi antar dua atau tiga orang saja tanpa perlumelibatkan banyak orang, lebih baik rapat ditiadakan. Bila memang masalah itu menyangkut hajat banyak pihak, rapat harus diagendakan, dengan memprioritaskan perencanakan tujuan akhir yang hendak dicapai.

2. Minimalkan jumlah peserta yang hadir
Akan lebih baik bila rapat hanya dihadiri tidak lebih dari 6-7 orang. Terlalu banyak kepala akan memperlambat jalannya rapat.

3. Siapkan daftar acara
Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk mempersiapkan daftar acara rapat. Sampaikan padanya untuk memasukan topik yang ingin dibahas, nama peserta yang hadir, waktu dan tempat lokasi pertemuan, hal-hal yang perlu di bawa oleh para peserta rapat.

4. Tepat waktu
Pastikan rapat dimulai dan diakhiri tepat pada waktunya.

5. Buat resume hasil akhir rapat
Mintalah salah satu rekan kerja Anda untuk membuat catatan hasil rapat. Catatan tersebut berupa keputusan yang telah diambil dan ditetapkan dalam rapat, beberapa hal yang telah disetujui dan beberapa strategi yang patut dijalani. Bagikan salinan catatan tersebut kepada peserta rapat yang hadir.

6. Evaluasi hasil rapat
Biasakan untuk mengevaluasi setiap rapat yang telah dijalani. Ini penting agar Anda bisa mencari tahu letak kekurangan rapat tersebut dan dapat memperbaikinya dikemudian hari.

Bila rapat cenderung diselingi dengan perdebatan antar sesama rekan kerja, pertimbangkanlah untuk mengundang seorang yang bisa bersikap netral dan menjadi penengah dalam rapat tersebut.